Quy tắc ứng xử qua email
Học cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp về định dạng, giọng điệu và cách diễn đạt thông dụng12 lượt hội thoại qua 2 lộ trình luyện tập — luyện cùng Đồng nghiệp.
Xem trước hội thoại
Soạn thảo email chuyên nghiệp
basicHey Sarah, can I get your help with something? I need to send an email to the client, but I am not sure about the tone. Can you take a look?
Này Sarah, xem giúp mình cái này một chút được không? Mình cần gửi email cho khách hàng, nhưng không chắc giọng văn đã chuẩn chưa. Bạn xem qua giúp mình nhé?
Trong môi trường làm việc tiếng Anh, việc hỏi đồng nghiệp về cách diễn đạt email là rất bình thường, đặc biệt khi đối mặt với khách hàng quan trọng. Không ai sẽ coi thường bạn vì điều đó.
Sure, let me see. Hmm, the opening is a bit too casual for a client email. Instead of "Hey," try "Dear Mr. Johnson" or "Hello Mr. Johnson."
Được rồi, để tôi xem nào. Ừm, câu mở đầu hơi suồng sã quá đối với một email gửi khách hàng. Thay vì dùng "Hey", hãy thử dùng "Dear Mr. Johnson" hoặc "Hello Mr. Johnson" nhé.
Got it. What about the closing? I wrote "Thanks, bye." Is that OK?
Tôi hiểu rồi. Còn phần kết thư thì sao? Tôi viết là "Thanks, bye." liệu có được không?
Hmm, "Thanks, bye" is a bit too informal. For client emails, use "Best regards" or "Kind regards" followed by your full name and title.
Ừm, viết "Thanks, bye" thì hơi suồng sã quá. Gửi email cho khách hàng thì nên dùng "Best regards" hoặc "Kind regards", rồi ghi họ tên đầy đủ và chức danh của bạn ở phía dưới.
One more question — should I CC my manager on this email?
Xin hỏi thêm một câu nữa — email này tôi có cần CC cho quản lý của mình không?
Trong môi trường làm việc tiếng Anh, việc CC quản lý là một thông lệ phổ biến để quản lý nắm được tình hình giao tiếp với khách hàng. Nhưng khi không chắc chắn, tốt nhất nên hỏi.
Yes, definitely CC your manager on client emails. It keeps everyone in the loop. Also, always proofread before hitting send — typos in a client email are not a good look.
Đúng vậy, gửi email cho khách hàng thì nhất định phải CC cho quản lý. Như vậy mọi người đều nắm được tình hình. Ngoài ra, nhớ luôn kiểm tra chính tả trước khi gửi — email cho khách hàng mà có lỗi chính tả thì nhìn không hay lắm.
Trả lời và theo dõi email
intermediateHey, did you get a response from the vendor yet? You sent that email three days ago, right?
Này, nhà cung cấp đã phản hồi lại chưa? Bạn gửi email đó cách đây ba ngày rồi đúng không?
No, still nothing. I am thinking about sending a follow-up. How long should I wait before following up?
Chưa, bên đó vẫn chưa phản hồi. Tôi đang tính xem có nên gửi một email theo dõi không. Thường thì nên đợi bao lâu rồi mới gửi tiếp?
Two to three business days is usually fine. Keep it short and friendly — something like "Just wanted to follow up on my previous email regarding the proposal."
Khoảng hai đến ba ngày làm việc là thời điểm hợp lý để hỏi lại. Cứ viết ngắn gọn và thân thiện thôi — chẳng hạn như "Just wanted to follow up on my previous email regarding the proposal."
Got it. Should I add anything like a deadline to create urgency, or would that come across as pushy?
Tôi hiểu rồi. Tôi có cần thêm hạn chót vào để tạo cảm giác cấp bách không? Hay làm như vậy nghe sẽ quá thúc ép?
Trong email kinh doanh tiếng Anh, việc đưa ra thời gian cụ thể là một cách làm chuyên nghiệp, sẽ không bị coi là thúc giục. Nhưng hãy sử dụng các cách diễn đạt nhẹ nhàng như 'at your earliest convenience' hoặc 'by end of week if possible'.
A gentle deadline is totally fine. Try something like "If possible, it would be great to hear back by Friday so we can stay on schedule."
Đưa ra một thời hạn nhẹ nhàng là hoàn toàn bình thường. Bạn có thể thử viết thế này: "If possible, it would be great to hear back by Friday so we can stay on schedule." (Nếu tiện thì nhận được phản hồi trước thứ Sáu sẽ rất tuyệt để chúng ta kịp tiến độ).
This is really helpful. One last thing — if they still do not reply, when is it OK to escalate to their manager?
Thông tin này thực sự rất hữu ích. Một câu hỏi cuối cùng — nếu họ vẫn không trả lời thì khi nào có thể báo cáo lên quản lý của họ?
Cụm từ then chốt
a bit too casual
hơi quá xuề xòa / quá thoải mái
Dear Mr. Johnson
Kính gửi Ông Johnson
Best regards
Trân trọng
followed by
theo sau bởi
keeps everyone in the loop
giúp mọi người đều nắm được thông tin
not a good look
nhìn không hay/thiếu chuyên nghiệp
get a response
nhận được phản hồi
vendor
Nhà cung cấp
business days
Ngày làm việc
just wanted to follow up
muốn hỏi thăm/theo dõi tiến độ một chút
stay on schedule
đúng tiến độ đề ra
it would be great to hear back by
nếu nhận được phản hồi trước... thì tốt quá
Ghi chú văn hóa
- •Trong môi trường làm việc tiếng Anh, việc hỏi đồng nghiệp về cách diễn đạt email là rất bình thường, đặc biệt khi đối mặt với khách hàng quan trọng. Không ai sẽ coi thường bạn vì điều đó.
- •Trong môi trường làm việc tiếng Anh, việc CC quản lý là một thông lệ phổ biến để quản lý nắm được tình hình giao tiếp với khách hàng. Nhưng khi không chắc chắn, tốt nhất nên hỏi.
- •Trong email kinh doanh tiếng Anh, việc đưa ra thời gian cụ thể là một cách làm chuyên nghiệp, sẽ không bị coi là thúc giục. Nhưng hãy sử dụng các cách diễn đạt nhẹ nhàng như 'at your earliest convenience' hoặc 'by end of week if possible'.
Cách luyện tập
Nghe một lần
Nghe trọn đoạn hội thoại trước để quen với nhịp điệu và ngữ cảnh.
Lặp lại từng câu
Bắt chước cách phát âm, ngữ điệu và nhịp điệu — từng câu một.
Nhập vai
Đóng vai du khách và luyện tập trực tiếp với người nói còn lại.
Câu hỏi thường gặp
Khi quy tắc ứng xử qua email, nên nói tiếng Anh thế nào?
Khi quy tắc ứng xử qua email, người ta thường nói gì với bạn?
Tình huống “Quy tắc ứng xử qua email” có bao nhiêu câu tiếng Anh?
Có lưu ý văn hóa nào khi quy tắc ứng xử qua email không?
Liên quan
Xem tất cả →Phỏng vấn xin việc
Tham gia phỏng vấn tiếng Anh, trả lời các câu hỏi phổ biến từ người phỏng vấn.
Tiếp nhận nhân viên mới
Ngày đầu tiên nhân viên mới đi làm, HR hướng dẫn bạn về quy trình và môi trường công ty.
Họp nhóm
Tham gia cuộc họp nhóm, báo cáo tiến độ và thảo luận vấn đề.
Viết email công việc
Thảo luận với đồng nghiệp về cách viết một email công việc phù hợp.
Muốn nghe phát âm như người bản xứ? Bắt đầu luyện ngay
Đăng ký miễn phí để luyện nhập vai mọi câu trong tình huống này
Bắt đầu miễn phí