Viết email công việc
Thảo luận với đồng nghiệp về cách viết một email công việc phù hợp.12 lượt hội thoại qua 2 lộ trình luyện tập — luyện cùng Đồng nghiệp.
Xem trước hội thoại
Email nhờ giúp đỡ
basicHey, I need to email the design team to ask for their help with some mockups. How should I phrase it?
Này, mình cần gửi email nhờ đội thiết kế hỗ trợ làm một số bản mẫu giao diện. Mình nên diễn đạt như thế nào cho hợp lý nhỉ?
Keep it short and polite. Start with something like: I hope this email finds you well. I was wondering if you could help me with...
Cứ viết ngắn gọn và lịch sự là được. Bạn có thể mở đầu bằng câu như: I hope this email finds you well. I was wondering if you could help me with... (Hi vọng bạn vẫn khỏe. Mình đang tự hỏi không biết bạn có thể hỗ trợ mình việc này được không...)
Cách mở đầu email này rất phổ biến trong các email công việc bằng tiếng Anh.
Got it. Should I give a deadline, or is that too pushy?
Tôi hiểu rồi. Tôi có nên đưa ra một hạn chót không, hay làm vậy sẽ bị coi là quá hối thúc/quá áp đặt?
Trong một số văn hóa công ty Trung Quốc, việc đề cập trực tiếp đến thời hạn có thể bị coi là bất lịch sự.
It is totally fine to mention a timeline. Just frame it nicely, like: If possible, it would be great to have this by Friday. That way it sounds like a request, not a demand.
Đưa ra mốc thời gian là hoàn toàn bình thường. Chỉ cần diễn đạt khéo léo một chút, ví dụ như: If possible, it would be great to have this by Friday. Như vậy nghe sẽ giống một lời đề nghị chứ không phải yêu cầu ép buộc.
Điều quan trọng là sử dụng cách nói giảm nói tránh khi đưa ra yêu cầu trong email để tránh giọng điệu ra lệnh trực tiếp.
Perfect. And how should I end the email?
Vâng. Vậy phần kết thư nên viết thế nào ạ?
Something like: Thanks in advance for your help! Let me know if you have any questions. Then just sign off with Best regards or Cheers.
Bạn có thể viết tương tự thế này: Thanks in advance for your help! Let me know if you have any questions. (Cảm ơn bạn trước vì đã giúp đỡ! Hãy cho mình biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào nhé). Sau đó kết thư bằng Best regards hoặc Cheers.
Cheers rất phổ biến trong email công việc ở Anh và Mỹ, thân mật hơn Best regards và thích hợp dùng giữa các đồng nghiệp có mối quan hệ tốt.
Email theo dõi tiến độ
intermediateI sent an email to the marketing team three days ago and still have not heard back. How do I follow up without being annoying?
Mình đã gửi email cho đội tiếp thị 3 ngày trước rồi mà vẫn chưa thấy hồi âm. Làm sao để nhắc họ mà không gây khó chịu nhỉ?
Just reply to the same thread so they have context. Start with: Just following up on my previous email. Wanted to check if you had a chance to look into this.
Bạn cứ trả lời tiếp vào cùng một chuỗi email đó để họ nắm được ngữ cảnh. Mở đầu bằng: Just following up on my previous email. Wanted to check if you had a chance to look into this.
Should I CC my manager to add some urgency?
Hay là tôi CC thêm quản lý vào để tăng tính cấp bách nhé?
Trong môi trường làm việc tiếng Anh, việc tùy tiện CC quản lý để thúc giục là một hành động leo thang, cần thận trọng.
I would hold off on that for now. CCing your manager right away can come across as escalating the issue. Try one more friendly follow-up first.
Tôi khuyên bạn trước mắt chưa nên làm thế. Gửi kèm cc cho người quản lý ngay từ đầu có thể khiến người ta cảm thấy như bạn đang leo thang vấn đề để khiếu nại. Hãy thử nhắn tin theo dõi tình hình một cách thân thiện thêm một lần nữa trước đã.
That makes sense. What if they still do not reply after the second follow-up?
Hợp lý đấy. Nếu sau lần theo dõi thứ hai mà họ vẫn không trả lời thì tính sao?
Then you can escalate. But keep it professional — just say something like: I wanted to bring this to your attention as I have not been able to get a response. Managers usually step in quickly after that.
Vậy thì có thể báo cáo lên cấp trên được rồi. Nhưng hãy giữ văn phong chuyên nghiệp — chỉ cần nói đại loại như: I wanted to bring this to your attention as I have not been able to get a response. Quản lý thường sẽ can thiệp xử lý rất nhanh sau đó.
Cụm từ then chốt
I hope this email finds you well
lời chào mở đầu email
I was wondering if
không biết bạn có thể... không
frame it nicely
dùng từ ngữ khéo léo / diễn đạt nhẹ nhàng
it would be great to have this by
nếu xong trước... thì tốt quá
thanks in advance
cảm ơn trước nhé
let me know if you have any questions
có thắc mắc gì cứ hỏi tôi nhé
following up on
Theo dõi
had a chance to look into
có thời gian xem qua
hold off on
tạm hoãn / chưa làm vội
come across as
tạo cảm giác là / bị hiểu thành
bring this to your attention
báo cáo với bạn/thông báo cho bạn biết
step in
can thiệp / xen vào
Ghi chú văn hóa
- •Cách mở đầu email này rất phổ biến trong các email công việc bằng tiếng Anh.
- •Trong một số văn hóa công ty Trung Quốc, việc đề cập trực tiếp đến thời hạn có thể bị coi là bất lịch sự.
- •Điều quan trọng là sử dụng cách nói giảm nói tránh khi đưa ra yêu cầu trong email để tránh giọng điệu ra lệnh trực tiếp.
- •Cheers rất phổ biến trong email công việc ở Anh và Mỹ, thân mật hơn Best regards và thích hợp dùng giữa các đồng nghiệp có mối quan hệ tốt.
- •Trong môi trường làm việc tiếng Anh, việc tùy tiện CC quản lý để thúc giục là một hành động leo thang, cần thận trọng.
Cách luyện tập
Nghe một lần
Nghe trọn đoạn hội thoại trước để quen với nhịp điệu và ngữ cảnh.
Lặp lại từng câu
Bắt chước cách phát âm, ngữ điệu và nhịp điệu — từng câu một.
Nhập vai
Đóng vai du khách và luyện tập trực tiếp với người nói còn lại.
Câu hỏi thường gặp
Khi viết email công việc, nên nói tiếng Anh thế nào?
Khi viết email công việc, người ta thường nói gì với bạn?
Tình huống “Viết email công việc” có bao nhiêu câu tiếng Anh?
Có lưu ý văn hóa nào khi viết email công việc không?
Liên quan
Xem tất cả →Phỏng vấn xin việc
Tham gia phỏng vấn tiếng Anh, trả lời các câu hỏi phổ biến từ người phỏng vấn.
Tiếp nhận nhân viên mới
Ngày đầu tiên nhân viên mới đi làm, HR hướng dẫn bạn về quy trình và môi trường công ty.
Họp nhóm
Tham gia cuộc họp nhóm, báo cáo tiến độ và thảo luận vấn đề.
Cuộc gọi công việc
Trả lời hoặc thực hiện cuộc gọi công việc, giao tiếp với khách hàng về công việc kinh doanh.
Muốn nghe phát âm như người bản xứ? Bắt đầu luyện ngay
Đăng ký miễn phí để luyện nhập vai mọi câu trong tình huống này
Bắt đầu miễn phí